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会社には必ずあるホワイトボード。会議やプレゼンでどうやって効果的に使ったらいいのか迷うこともあります。予定表つきなど便利そうなのにイマイチ使い切れていないものもあるでしょう。ホワイトボードは専用のものが多く、最近ではホワイトボード用のポストイットまで販売されています。こうした疑問の答えを探してみました。

オフィスでのホワイトボードの使い道。やはり会議やミーティングでの使用がNo.1

ホワイトボードの使い方としては、会議やミーティングなどで議題や出た意見を書き出すのに使われるのが圧倒的に多いです。

ホワイトボードは会議のほかにも掲示板としても便利に使えます。社内のスローガンや売り上げ目標、プロジェクトの進捗確認など、社内で共有すべき資料を張り出します。マグネットで貼ったり剥がしたりが簡単なのが利点です。

また、部内の人が全員に向けて書き留めておきたいことをメモしておく場所としても使われます。要急事項だけ書く、用事が終われば消しておくといったルールにしておけば、いつでも最新の情報だけが書かれていることにあり、社員全員が必ず見てチェックするようになります。

コミュニケーションボードとしても使えます。たとえば、ある会社は気になったことアイデアを好きにかいて社員全員に投げかけます。それに他の社員が自由にコメントを残していきます。オフィスでのオープンな情報交換のツールにとしての活用ができます。

オフィスでの主なホワイトボードの使い方としては以下のようなものがあります。

• 会議室での使用
• 社内・部署内での共有事項の書き込み
• 社内の予定表・スケジュール表としての使用
• ブレストなど思いついたことを書き込むメモとしての使用

見直したい！会議でのホワイトボードの使い方と使うべき3つの理由

会議での上手なホワイトボードの使い方

会議室にホワイトボードはあるものの…しっかり活用できていますか？会議でホワイトボードを使うことで、会議の効率は倍以上になることもあるらしいですよ。会議でのホワイトボードの使い方として、以下のようなものがあります。

• 議題や発言を可視化して、会議時間を短縮できる
• 表や図で議論を整理できる
• タイムスケジュールを書き出しておけば、予定通りの進行が可能

発言をきちんと書き出していけば、見ている参加者は同じ内容を発言することを控えます。
議論しているうちに論点がずれてきても、論点がホワイトボードに書いてあれば、そこに戻ることができます。ホワイトボードに必要なことは書き出しておけば、論点がぶれたり無駄な議論をせず効率よく進められます。

ただ発言を書き出していくだけでなく、議論を表などで整理して示すことができます。議論の進行をフローチャートにしたり、マトリクスで発言内容を整理します。表や図を使うことで、どんな議題に対してどんな発言があり、問題点は何なのかが即座に見える化できます。

前もってその会議のタイムスケジュールを前のホワイトボードに書き出しておきます。議論が長引きそうになっても各自が常にタイムスケジュールを確認して時間調整をすることができます。

いかがでしょうか。当然のことばかりですが、いざ意識してできているかといわれると不安になりませんか。これを機に、ホワイトボードの使い方を見直してみてはいかがでしょう。

会議でホワイトボードを使うと良い3つの理由

1. 汚れにくい
2. マグネットを使って掲示板になる
3. ポストイットが使える

黒板はチョークで汚れるのでオフィスには向きません。ホワイトボードは消すのも簡単です。

ホワイトボードはプレゼンの際に資料を掲示する場所としても使います。手持ち資料を拡大したものをマグネットで貼って説明をしたり、事前に準備したプレゼン資料には書いていないことを説明・補足する際にホワイトボードに書き込んでいったりします。

ホワイトボードは、面がつるつるなので付箋がとても貼りやすくなっています。付箋を使うと会議がとてもはかどります。通常の会議では、参加者の意見はホワイトボードに書き込んでいくので、書いたり消したりの手間がかかり効率的ではありません。しかし付箋なら貼ったり取ったりができるので、適宜自由に分類もできます。ただし、通常の付箋では粘着力が弱いので、専用のポストイットが販売されています。これなら何度も繰り返し使用できます。

予定表付きホワイトボードの上手な使い方

予定管理をホワイトボードで行うメリット・デメリット

部署内全員の所在が即座に確認できる
問い合わせ電話は、担当者の予定とは関係なくかかってきます。そのとき、誰がいつどこにいるかが分かっていれば、不在でも応対してかけてきた相手を不安にしないで済みます。

プロジェクトの調整に使える
複数人が関与するプロジェクトでは急に会議を行うのも一苦労します。そんな時には関与者全員の先の予定まで書いてある予定表付きホワイトボードがあれば、見ればすぐに予定を組むことができます。

工事の進捗管理が行える
建築や工事など工期があるものについては、プロジェクトが今どの段階にきているのが関係者全員が把握しておかなければなりません。パソコンでも管理を行っていることがほとんどですが、社内ですぐ見られるようにしておくことが仕事の機動性を高めます。

ルールを決めないと情報が正しくアップデートされない
書いたり消したりのルールを決めておき、それを実行しないと最新情報が正しくホワイトボード上に反映されません。

スケジュールボードへの書き方

毎日の朝礼後など決まった時間にホワイトボード上の情報について最新情報になっているかどうかを確認するとよいでしょう。書き込み方は、ラインを引いて各自のスペースを作り、その部分を毎日各自で更新するようにします。

ホワイトボード線引きテープでアレンジ。ホワイトボードはこう使う

ホワイトボード用線引きテープとは

100円均一でもホワイトボード用ラインテープという名前で販売されています。これはホワイトボードに直線も曲線も引けるテープで、マスキングテープよりも伸びがよいです。テープのカラーは黒で、線の太さは1mm、2mm 、3mmなどがあります。

線引きテープの価格は一つ300円程度なので、テープ購入のハードルはほぼないですね。よくホワイトボードで表を書くなんてことがあるなら気軽に導入したいですね。

ホワイトボード線引きテープの使い方

具体的にどう使うかというと、表を作って内容を書き込んでいくときに、書き込み途中で変更したり消したりしたいことが必ず出てきます。そのときに、うっかり表の罫線まで消してしまって全てやり直しなどということがないように、消えない線を作るためにホワイトボード線引きテープを使うことが多いです。

消えない線が作れるので、ホワイトボードにさまざまなアレンジが可能です。社員の行動予定表を作ったり、ホワイトボード上をブロッキングして、ここは予定を書くスペース、ここは変更点を書くスペースと指定しておけば管理が容易になります。ホワイトボードを使い勝手がいいようにカスタマイズできるのがホワイトボード線引きテープ。用途が変われば貼り直せばいいので、ホワイトボードが何度でも新しいボードに生まれ変わります。