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皆さん、日々オフィス業務で消費するコピー用紙をどのように収納・保管していますか？実はコピー用紙にも正しい収納方法や管理方法があります。棚やケースを少し工夫するだけで、コピー用紙を日差しや湿気からくる劣化を防ぐことができます。インターネットネットや１００円ショップで購入できるようなものを少し改良するだけで、手作り感がありつつも、とてもスマートな収納を再現できます。難しいテクニックではありませんので、是非この記事を参考にしていただければと思います。

気にしたい！オフィスでのコピー用紙の上手な収納方法

皆さん、コピー用紙をどのように収納していますか。分厚い束のままドカンとロッカーに置いていませんか。このコピー用紙の収納にもちょっとしたコツがあるのです。

• 補充する分はあらかじめ分けて収納する
• クリアケースを活用する
• 小分けボックスを活用する

まず、資料の整理や保管に使用するクリアケースを用意します。このクリアケースの最大容量はコピー用紙１５０枚～２００枚前後です。この枚数がコピー用紙の補充する際の枚数にちょうど良いのです。またクリアケースに資料を保存することでコピー用紙の型崩れを防ぎ、いろいろな場所への収納を可能にします。デスクの引き出しの中に小分けボックスを入れてクリアケースに入れたコピー用紙を大きさや種類別に収納するのも良いでしょう。このひと手間によってコピー用紙の補充をスムーズに行うことができます。

上手な収納とは「使いやすい収納」ということです。使いたい枚数を使いたい時すぐに取り出せる収納を心がけるようにしましょう。以下にコピー用紙の収納する際の要点を挙げます。

オフィスでのコピー用紙の保管・管理方法

湿気に注意！コピー用紙を保管するときの5つの注意点

コピー用紙の保管には注意しなければならない点がいくつかあります。以下にまとめてみました。

• 直射日光を避ける。
• 湿度のある場所に保管しない。
• バランスの悪いラックなどに保管しない。
• ヒーターなどの熱を帯びる場所には保管しない。
• 一年以内に使用できる分を発注する。

上記で挙げた注意事項は特に気を付けてください。コピー用紙を保管する際は、しっかりとコピー用紙の特性を把握しておかなければなりません。

最初に、コピー用紙に限らず紙全般にいえる弱点として、直射日光に弱いという点があります。直射日光が当たる場所に長期間保存しておくと紙の原材料に含まれている「リグニン」という繊維を結合する物質が酸化して黄色く変質してしまい、紙自体も劣化しますので注意しましょう。

湿度のある場所も厳禁です。紙は一度水分を吸ってしまうとしわができてしまいます。さらに、湿気が多いとカビが繁殖する原因にもなるので、どうしても湿度のある場所に収納する場合は、乾燥剤と一緒に保管することをお勧めします。

また、コピー用紙は意外と重たいので、バランスの悪い棚やラックの上に大量に保管することはお勧めできません。４つ目の留意事項としてヒーターや熱を帯びる場所の近くには保管しないでください。コピー用紙は乾燥させすぎても劣化をしてしまいますので気を付けてください。

最後にコピー用紙の保存期間ですが、コピー用紙の消費期限は大体１年が目安となっています。以前までは酸性紙を使用されていたので劣化が早かったのですが、今現在は中性子が主流となっており飛躍的に品質が向上しました。ですがコピー用紙の劣化は起きてしまうので、発注する際はどんなに多くても１年以内に使用できる量にとどめておきましょう。

オフィスのコピー用紙、おすすめの保管・管理場所

上記の注意事項をふまえて、実際のコピー用紙の推奨される保管場所の説明をします。コピー用紙の理想的な保管場所は、空調設備が完備された書庫が最適です。

部屋の温度は２０℃前後で湿度は５０％前後が理想的です。また、部屋の照明も普段は消しておきましょう。本はコピー用紙以上に長期間保存しますので、コピー用紙も長期間保存することを想定して一緒に保管することをお勧めします。

便利なコピー用紙の収納ケース紹介と手作りの方法

便利な2つのコピー用紙収納アイテム紹介

市販されている商品の中から以下に挙げる２つの便利商品を紹介したいと思います。

• リサイクルボックス
• ペーパーラック

リサイクルボックスについて説明します。この製品の最大の特徴はデスク横にマグネットで貼り付けることができるという点です。また、容量もA4サイズのコピー用紙が３００枚から４００枚程度入れることができ、コピー機の給紙も常時リサイクルボックスにコピー用紙を補充しておけばスムーズに行うことができます。デメリットとして、紙を縦にさしておくような形で収納するので若干コピー用紙に癖がついてしまいます。しかし、価格も手ごろで汎用性が高い製品なのでいろいろな場面で活躍してくれます。

次にペーパーラックについて説明します。一体どのような製品かというと、たくさんの引き出しが備えつけたれている棚のような製品です。この製品の最大のメリットはいろいろな大きさの紙を適度な枚数(３００枚～４００枚)に分けて、大量に保存できる点です。また、重たいコピー用紙を収納してもふらつかないように設計されていますので安心して保管することができます。以下にリサイクルボックスとペーパーラックの価格とメリットを表に示します

手作り（DIY）でコピー用紙の収納ボックスを作ろう

段ボールと針金を使って、簡易的な「リサイクルボックス」を作ることができます。最初に段ボールを横３５センチ、縦７０センチになるようにカットしてください。ちょうど良いサイズの段ボールが無い場合はガムテープで貼り付けても結構です。そのあとに、段ボールを真ん中から９０°に曲げます。次に針金を用意します。段ボールだけでは強度が心もとないので、針金を使って段ボールを補強します。針金を使って補強が終わったら、デスクに引っかけるかえしをつくって出来上がりです。カラースプレーなどを塗布しておしゃれにデザインすることもできます。いろいろと工夫を凝らしながらオリジナルの収納ボックスを作ってみてはどうでしょうか。