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オフィスのみならず書類を扱う場所では必要不可欠なファイルとバインダー。普段から何気なく使っているファイルとバインダーにはどのような違いがあるのでしょうか。ファイルとバインダーにもファイル付きのタイプやビニールポケットが付いたタイプなど様々な種類があり、活用次第では今よりも便利で簡単に書類をまとめる事ができるかも知れません。ファイルとバインダーの種類から便利機能まで詳しく解説していきます。

バインダーとファイルは何が違うのか

バインダーとファイルの異なる点はどこ?

バインダーの大きな特徴としてはリングが付属されていて、そのリングにルーズリーフノートを通してまとめられるという物です。ルーズリーフノートを差し替えて使用できるので必要に応じた書類を整理して持ち歩く事が出来てとても便利です。バインダーはリングが付属されているので必然的に背幅が広くなり作りもしっかりとしています。ファイルとの違いについてですが、最近ではバインダーとファイルの垣根がないような物もありますが、バインダーは紙をリングに通してまとめるもの、ファイルは紙を留めたり挟んだりしてまとめるもの、という認識でいいでしょう。

バインダーとファイルの正しい使い方

バインダーもファイルもそれぞれの用途に合った使い方をすればより便利に活用する事ができます。まずはバインダーの収納に向いている書類ですが、リング用の穴があるルーズリーフであればバインダーへの収納がベターです。書類を保存するのではなく記入する事が前提であればバインダーを使用する事をおすすめします。バインダーにはリングが付いているのでリングノートのようにしっかりと開く事が出来きます。また、必要な書類を保存しておくという事であれば、ファイルへの保存がおすすめです。ファイルはバインダーに比べて薄い形状のものもあるので、書類によって色の異なるファイルを使い分けてもいいでしょう。

バインダーとファイルの便利な使い方

知って得するバインダーの便利な活用方法

バインダーの使い方はただ単に書類をまとめておくだけではありません。名刺を収納できるポケットが付いた名刺ファイルホルダーを後付けする事が出来て、大量の名刺をバインダー一冊で管理出来てしまいます。A4サイズであれば、片面に10枚収納出来るので大量の名刺も一目で確認する事が出来ます。更に名刺管理の他にも写真をまとめてアルバムにするという便利な使い方も出来ます。バインダーのリングサイズに合った写真が入るポケット付きの台紙を購入すれば立派なアルバムになります。予め背幅が広いバインダーを用意しておけば必要に応じて台紙を増やしていけるので大量の写真を保存する事ができます。

技あり、ファイル活用術

ファイルに保存したいけど挟んでシワにしたくないという時はビニールのクリアポケットの使用をおすすめします。シワになる事が無く綺麗な状態で保存できるので大事な書類や重要なものはクリアポケットへの収納が適しています。活用法ですが、料理のレシピ帳としてファイルを活用することもできます。キッチンで使うとどうしても水濡れが気になりますが、クリアポケットであれば問題ありません。また、ファイルはとても薄い種類のタイプがあるので書類のジャンルごとに一冊ずつ使い分けるという方法もおすすめです。その際は色を分けると一目で確認出来るのでとても便利です。

バインダーとファイルの種類について

バインダーの種類とリングの形式

バインダーは大きく分けるとMPバインダーとリングバインダーに分類されます。それぞれの特徴を見てみましょう。

MPバインダー リングバインダー
リングが左右交合に連なっていて紙の穴を完全に刺し通す方式 リングの形状が左右で一つとなっており、紙をリングに通して中央で噛み合わせる方式

リングバインダーは中央で噛みあわせていますが、MPバインダーは完全にリングを半周回して留めているので、バインダーに強度を求めるのであればMPバインダーがおすすめです。

続いてバインダーのリングについても大きく分けるとOリングとDリングに分類されます。それぞれの特徴を比較してみましょう。

Oリング Dリング
・めくりやすい
・Oリングの形状上小口部分が真っ直ぐそろわない
・Dリングの形状上多少ひっかかるのでめくりにくい
・書類を綴じた時の見た目が綺麗

それぞれにメリット・デメリットがありますが、使い勝手や見た目のどちらを重視するかによって変わってきます。

ファイルの種類と用途に合った選び方

ファイルと一口に言っても様々な種類のファイルがありますが、ここでは代表的なフラットファイル、スプリングファイル、レターファイルの特徴を見てみましょう。

フラットファイル スプリングファイル レターファイル
最も一般的なファイルで、留め具はくさび形状で、コマをしっかりと固定 留め具にスプリングを使用し、頻繁に行われる書類の整理にも伸縮性を発揮する フラットファイルよりもしっかりした素材なので、折れ曲がったりする心配がなく耐久性に優れている

バインダーとファイルに関する便利グッズを紹介

あると更に快適な便利グッズ

ファイルやバインダーには閉じておくための留め具が付いていないタイプが殆どです。カバンに出し入れする時にシワになってしまったり引っかかってしまうという事がよくありますが、そんなストレスを無くしてくれるのがバインダー・バンドです。デザインの種類も豊富なのでファイルやバインダーの色に合わせて選んでみるのもいいでしょう。また、会議で配られてたコピー用紙をバインダーに収納したいけど穴が開いてなくて収納出来ないという時に便利なのがバインダー用穴あけパンチです。バインダーに収納したいという書類はすべてこのバインダー用穴あけパンチで解決する事が出来ます。

ファイルやバインダーをより快適に使用するために

ファイルに書類をまとめたものの、見たいベージや書類が何処にあるか分からない、見つけるのに一苦労という時に、一目で確認できるのがラベルインデックスです。ページの端っこに内容を記したラベルインデックスを貼っておけば見たい時に一目で見つける事ができます。また、溜まってしまったファイルやバインダーの整理・収納は想像以上に大変なものです。インデックスにタイトルを書きたくても薄いファイルには記入する事ができません。そんな時に使用すると便利なのがファイルホルダーです。ファイルやバインダーをまとめて収納するという方法でも構いませんが、カテゴリー毎にファイルホルダーを分けると更にスッキリします。

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