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オフィスに散らばる大量の書類や封筒。なんとかして綺麗に保管したいとは思いませんか？また、間違った保管法のせいで写真が色あせてしまった、なんて経験はありませんか？ここでは、封筒を使った賢い封筒の保管方法や整理の仕方、マイナンバーや写真の保管方法をご紹介します。

封筒の保管方法で覚えておくべき3つの約束

封筒や書類などの整理に困った方に、今からでも実践できる簡単な封筒の保管方法をご紹介します。以下の3つの約束さえ守っていれば、オフィスのデスク周りをキレイな状態に保っておくことができます。その3つの約束とは、

• 立てる
• 見せる
• 捨てる

これだけです。では、それぞれについて簡単に解説します。

1.「立てる」・・・書類や封筒を重ねて置くのはNG
デスクに書類や封筒を重ねて置いておくと見栄えが悪く、書類の順番や内容がわからなくなってしまいます。その上、取り出したい書類が下の方にあると取り出すのに苦労したりします。そうなってしまう前に、封筒や書類は必ずキャビネットやデスクに立てて保管するようにしましょう。

2.「見せる」・・・タイトルは見える位置に必ず記入
どの書類がどこにあるのか分かるように、見える位置（背表紙やインデックス）にタイトルを記入しておくのは、封筒や書類の保管に欠かせないテクニックです。

3.「捨てる」・・・要らないものを残しておくと、いつまでたっても片付かない
最後に重要なのは、要らない書類はすぐに捨てることです。上記の二つを守っていても、書類の量が多ければデスク周りはキレイに見えません。面倒臭がらずに、必要ないと判断したものはすぐに捨てるような習慣をつけましょう。

封筒の保管に必須アイテム！デスクをキレイに保つ保管用ケースとファイル

ここでは、封筒や書類の保管に役立つケースやファイルをご紹介します。それぞれに特徴があり、また併用することも可能ですので、ぜひ活用してみてください。

「ボックスファイル」の活用で書類の山がスッキリ

ボックスファイルの優れた点は、どこにでも書類を立てて収納できることです。引き出しやキャビネットに空きがなくなっても、ボックスファイルを使えば、デスクの上や足元などどこにでも置くことができ、書類が山のように積み上がるのを未然に防いでくれます。

また、ボックスごとにタイトルをつけて収納しておけば、書類がすぐに見つかったりどこに収納すればいいか分からなくなることもないので便利です。

持ち運びに便利な「保存袋」

書類の保管や持ち運びに適した、大きな袋状の封筒を保存袋と呼びます。かなりの厚みがあるので、タスクごとに書類の管理ができる上に、出し入れや持ち運びを頻繁に行う書類の保管にも優れています。

書類の管理に最適な「個別フォルダー」

個別フォルダーとは、書類を挟んで保存するための仕切りを兼ねたファイルです。紙製のものが多く、一枚の紙を二つ折りにしただけの簡易な作りですが、利便性が高く使いやすいのが特徴です。ボックスファイルと併用して使われることが多いです。上部にはインデックスが付いています。

使いやすさ抜群の「マニラフォルダー」

個別フォルダーに似ているもので、マニラフォルダーというものがあります。マニラフォルダーとは、書類をまとめ、保護するために作られたファイルです。タブ付きの大判の紙を二つ折りにしている形状で、アメリカでは事務用品として広く使われています。このマニラフォルダーは、個別フォルダーとは異なる点がいくつかあります。

• サイズが一回り小さい！
• 独特のやわらかい形状！
• 折り目の「ズレ」とインデックスの下にある「クボミ」

個別フォルダーに比べると大きさが一回り小さいのがマニラフォルダー。A4の書類がピタッと収まるので、キッチリ収納したい方におすすめです。

個別フォルダーは厚い紙を使っており保管に優れている一方、マニラフォルダーは薄く、柔らかく、よくしなります。厳重に保管しておきたい書類には向きませんが、閲覧のしやすさという点では優れています。

マニアフォルダーは二つ折りになっているとき、微妙にズレがあります。また、インデックスの真下の部分に小さなクボミがあります。これも、やわらかい形状と同様に閲覧しやすさを追求した結果です。

良い面ばかりではない、インデックスの3つの欠点

インデックスにラベルを貼ることは、書類や封筒を管理する上で非常に役立つテクニックですが、万能というわけではありません。インデックスには以下の3つの欠点があります。

• 文字数が制限される
• リサイクルをするときラベルを剥がすのが面倒
• ラベルの剥がし跡がついた封筒はみすぼらしい

ラベルを剥がすような機会が滅多になく、タイトルの文字数の制限が気にならない場合に、個別フォルダーやマニラフォルダーのようなインデックス付きフォルダーを活用するのはオススメですが、それ以外の場面では必ずしもインデックスが良いわけではありません。

例えば、A4の書類が折らずに収まる角形2封筒の上部1.5cmを切り取ると、ちょうどファイリングしやすいサイズになります。クリアファイルも見出しをつけることによって、賢く書類を保管することができます。

仕切り板の活用で書類の分類はバッチリ

ケースやフォルダーとは違いますが、仕切り板も封筒や書類の整理・保管に欠かせません。ボックスファイルやキャビネット、デスクの引き出しなどと併用して活用することができ、インデックスで書類や封筒をキレイに隔てることができます。

マイナンバーの保管には特殊な封筒が必要！

マイナンバー取得・保管セットとは、企業が従業員のマイナンバーや個人情報を安全に保管するために用いられる特殊な封筒や書類のことです。このマイナンバー取得・保管セットに含まれているのは、4つだけ。それぞれについて解説します。

1.個人番号台帳兼届出書
個人番号台帳兼届出書とは、マイナンバーの取得を従業員個人別に、世帯単位で取得することのできる帳票です。取得後はそのまま台帳として管理・保管することができます。

2.個人番号取得用封筒
マイナンバーは要保護性の高い個人情報ですので、関係者以外の目に触れることのないよう、十分な配慮をしなければなりません。そのため、マイナンバー専用の個人番号取得用封筒にはさまざまなセキュリティ対策が施されています。

表面には朱書きで、「重要書類在中」の文字を記載し、内容物の重要性を簡単に視認できるように工夫されています。

さらに封入書類が透けないよう、色をグレー、紙を厚手にしたうえで、さらに封筒内面には地紋印刷を施し、大切な特定個人情報を守ります。

誤配等の事故の際にも、関係者以外が誤って開封することのないよう、裏面に「担当者以外開封厳禁」の朱書きや心当たりのない場合には「受取人」又は「差出人」まで連絡をもらう旨の注意喚起文を印刷しています。その他にも左図のような便利な工夫が凝らされています。

3.個人番号台帳保管パック
個人番号台帳兼届出書と扶養親族の人数分の本人確認書類等を世帯単位で保管・管理ができる専用封筒です。

4.保管バインダー
関係書類を封入した従業員人数分の前記個人番号台帳保管パックを綴りこむための専用バインダーです。このバインダーはいわば書類ベースの「特定個人情報ファイル」にあたるものですので、そのまま金庫等で保管し、管理者を特定し、物理的安全管理措置が施された方法で管理することで、簡単でわかりやすく、かつ安全なマイナンバーの管理が可能です。

事務用の写真を封筒で保管するなら、化学変化を防いでくれる封筒を選ぼう！

写真が劣化する5つの要因

写真の保管方法について考察する前に、なぜ写真が劣化してしまうのか知っておきましょう。写真の表面は非常にデリケートで、使用材料、現像処理、保存環境によって劣化の速度が異なります。オフィスや家庭のプリンタだと、インクや用紙の影響でどうしても写真の劣化は早まってしまいます。しかし、適切な保存環境により長持ちする場合もあります。ここでは、写真に害を及ぼす5つ要因をご紹介します。

• 光（紫外線）
• 高温・高湿
• カビ・虫食い
• 化学物質（酸やアルカリなど）
• 損傷

上記のような要因を放っておくと、写真はどんどん劣化してしまいます。では、次にどのように保管すべきか考えましょう。

写真の保管は、低湿冷暗所がベスト

写真は空気に触れさせないように、極力密閉空間に保管しておきましょう。また、光や高温、高湿を避けるために、暗くて涼しく乾燥した場所に保管するのがベストです。写真に直接触れる封筒や保存用品には、写真活性度試験（PAT= Photographic Activity Test）に合格したものを使用するようにしましょう。この写真活性度試験に合格している用品は、写真に化学的な悪影響を及ぼすことがないと言われています。

写真を封筒で保管するなら「AFエンベロープ」がおすすめ！

写真はアルバムで保管するのが一般的と考える方も多いかと思いますが、封筒で保管するのも悪くありません。アルバムのようにかさばらず、取り出しやすい封筒の方が便利な場合もあるのです。

写真を封筒で保管するならおすすめはAFエンベロープです。このAFエンベロープは、写真を劣化させる要因となる光やホコリなどから守り、酸化などの化学変化も同時に防いでくれます。また、のりしろを外側にすることで、繊細な資料が傷つくのを未然に防いでいます。

酸やアルカリから写真を守る「ノンバッファー紙」

ノンバッファー紙とは、酸もアルカリも含めずに製造された紙のことです。写真を普通の封筒や箱の中に保管する場合には、このノンバッファー紙を間に挟むことにより、劣化を防いでくれます。

デジタルで保存するのが最も安全

どんなに気を使っても結局は劣化してしまうのが現物の写真です。しかし、データとして保存しておけば写真が衰えたり破損したりすることはありません。何かに使用する時にだけ印刷をすればそれで済んでしまいます。どうしても現物の写真を保管しなければいけない場合以外はなるべくデジタルで保存するのが最も安全と言えるでしょう。