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パソコンの普及とともに、オフィスでの資料作成や管理が便利になりました。それに伴い、プリンターで印刷した書類をファイリングするためのファイルの需要が高まってきました。そこで皆さん、日々のファイリングに悪戦苦闘しているのではないでしょうか。この記事では、多くの文具メーカーから販売されている一般的なファイルの種類から、上手にファイリングするための便利グッズまで、楽しいファイルの世界をご紹介いたします。

3つの便利なファイル紹介。ファイルの種類と価格

オフィスで活躍する3つのお勧め便利ファイル紹介

オフィス業務で使用するファイルですが、各文具メーカーから様々な便利ファイルが販売されています。以下にお勧めのファイルを3つ紹介いたします。

• 名刺・領収書ファイル
• カギファイル
• 壁掛け式ファイル

名刺・領収書ファイルは、ファイルの中に名刺や領収書と同じサイズのポケットがついており、綺麗にファイリングすることができます。また、紛失しにくいといったメリットがあります。

次はカギファイルについて簡単に説明します。このファイルは文字通りカギを整理・管理する際に使用するファイルです。皆さん一度はカギの管理に頭を悩まされたことがあると思います。そのようなときはカギファイルを使用しましょう。ファイルの中にカギをつるすひっかけがついており、そこにカギをひっかけて整理します。

最後に壁掛け式ファイルについて簡単に説明します。資料を選別する際にとっても便利なファイルです。このファイルは様々な色に分かれたファイルを壁につるし、保存する前の書類を一時的に選別する時に使用するファイルです。ファイリングの時短に便利です。

ファイルの選択を間違うと、とてもナンセンスなファイリングになってしまいます。小さなことかもしれませんが、重要な資料を保管するファイルも中身の資料と同じくらい重要に選択しなければなりません。

ファイルの種類と価格を簡単比較

ファイルを使用するファイリングのことを「簿冊式ファイリング」と言います。さらに、この簿冊式ファイルに使用されるファイルを大きく３つに分けることができます。

• リングファイル
• フラットファイル
• バインダー

リングファイルは主にオフィス業務で使用されます。一度に大量の書類を整理することができます。またリングファイルは丈夫で再利用できるものが多いのが特徴です。

フラットファイルは主に学校などの教育機関で多く使用されています。持ち運びに優れており、比較的安価で購入できます。学校などでは教材をファイリングする際にこのフラットファイルを使用しています。

最後はバインダーについて説明します。このファイルの一番の特徴はファイリングが非常に簡単にできるという点です。学生がルーズリーフをファイリングする際に使用するのがこのバインダータイプのファイルです。

メーカーによって値段も変わってきますので、具体的な価格はショッピングサイトなどで確認してください。

上手に書類整理するためのファイリング便利グッズ紹介

書類整理の基本。積極的にボックスを使用する

皆さん、ファイリングする前に書類をどこに置いておきますか。フォルダーなどに一時的に挟んでおいたりしていませんか。上手にファイリングをするには一つ段階を踏んだほうが良いです。フォルダーに書類を入れたら内容によって選別をしたほうがファイリングをする際の手間が省けます。

その際に使用するのがボックスです。書類の大きさや内容によって、色のついたボックスに振り分けておけば、どこに何があるのかが一目瞭然です。仕事は自分一人でするものではありません。重要なことは、職場の人間全員がどこに何の書類が置いてあるのかを理解できる環境づくりを意識するということです。

ラベリングのストレスを解消。ラベルはがしを有効活用

ファイルを再利用するときに、前の内容のラベルをはがさなければなりません。もちろん前のラベルの上から新しいラベルを張り付けても良いです。ただ、見栄えが良くないですし、前の内容のラベルが透けて見えたりもしますのであまりベターな方法とは言えません。

そこで活躍するのがラベルはがしです。この製品はスプレー式が多くノズルがついているものが一般的です。はがしたいラベルや、こびりついたラベルに吹き付けることで綺麗にはがせます。しかし多少においがするものがありますので、購入する際は製品の特長をしっかりと把握しましょう。

裁断機の有効的な使用方法

コピー用紙などの書類を一度に同じ大きさにカットできる裁断機ですが、使用にあたっての注意点が一つあります。一度に２００枚や３００枚など大量に書類をカットする際は、裁断機によってかなりズレが生じてしまいます。ズレが生じた資料をファイリングするとかなり見栄えが悪いです。裁断にもある程度の技術が必要になってくるのですが、今現在ズレの起きにくい裁断機も発売されていますので、是非検討してみてはいかがでしょうか。

穴あけなど面倒なファイリング、簡単にファイルする方法

ファイルの整理に必見。ファイリングの時短方法紹介

ファイリングにはたくさんの時短方法があります。最初に技術的な方法をお伝えします。
ファイリングをする際に、一番最初から資料を細かく分けてファイリングをするのは実は効率が良くありません。はじめは大きなくくりで書類を分けましょう。ファイルは一度に完成するタイプと時間をかけて書類を継ぎ足していくタイプがありますが、特に後者の継ぎ足していくタイプのファイリングは最初から細かく分けても後から増える書類の内容で再度ファイリングしなおすことが要求されることがあります。「リングファイル」などの内容量が多いファイリングをするときは過度な選別はお勧めしません。

次におすすめ商品を紹介します。ファイリングの作業で最も時間がかかる作業が穴あけです。事務作業はファイリング以外にもたくさんありますので穴あけ作業に時間をかけられません。そこで皆さんにぜひ利用してほしいのが、「強力パンチ」です。この製品は一度に２００枚ほどの量の書類に穴あけをすることができます。ファイリングの時短にはとても重宝します。少し値段が張りますが、コストパフォーマンスは良いと思いますので、是非一度購入を検討してみてはいかがでしょうか。

ファイルの使い分けをしよう

最初の見出しで、仕事場では「パイプファイル」、学校などの教育機関では「フラットファイル」、ルーズリーフをファイリングするときは「バインダー」というように、説明しましたが、ファイルは用途によって使い分けることが大切です。オフィスでも頻繁に目を通す資料や、持ち運びをする際は「フラットファイル」を使用したほうが良いですし、少ない資料を「パイプファイル」で保管するのはあまり良いファイリングではないですよね。ファイルの購入は用途を最優先しましょう。