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普段の業務では使用頻度の少ない紐付き封筒ですが、近年紐付き封筒に再度注目が集まっています。そこで今回この記事では、今流行の紐付き封筒の種類から、紐付き封筒を使用するにあたっての注意点などを紹介したいと思っています。また、時代の一歩先をいった紐の結び方もお伝えします。この記事を読んで紐付き封筒の勉強を皆さんでしましょう。是非とも最後までお付き合いください。

紐付き封筒とは。おしゃれで再利用できるが高価な封筒

正式名称はなし。マチ紐や玉紐と言われる紐付き封筒

実は、紐付き封筒に正式名称はありません。封筒を販売しているメーカーが各々の商品の特色を打ち出すために、商品名を変えて販売しています。例を挙げますと、「マチ紐付き封筒」、「玉紐付き封筒」、「クラフト袋」など、多くの呼び名があります。その中で一番浸透している呼び名は「マチ紐付き封筒」です。文字通り、マチ紐がついている封筒という意味です。またボタンの正式な名称は決まっては無いようです。多くのメーカーから多種多様な紐付き封筒が販売されていますので、紐付き封筒の名称も氾濫しているのが現状です。

再利用と価格が特徴、紐付き封筒のメリットデメリット

紐付き封筒の最大のメリットは、再利用が可能という点です。普通の封筒ですと、のり付けをしてしまうので、はがす際にどうしても破けてしまいます。紐付き封筒ですとのり付けの必要性がありません。

一方で、一枚あたりの値段が高いというデメリットもあります。封筒は業務の用途に合ったものを選ぶ必要性があります。以下に紐付き封筒と、一般的な封筒のメリット・デメリットの比較表を示します。

紐付き封筒の一般的な結び方とちょっとおしゃれな結び方

一般的な結び方は八の字で。郵送するならテープで補強

上記の紐付き封筒のデメリットに示した通り、結び方に注意をしなければいけません。まず時計回りに八の字(∞)の形になるように、ボタンの周囲に紐を巻き付けます。もし郵送するのなら、その後ボタンの上から紐の端をガムテープなどで外れないように貼り付けます。

一方で持ち込みで封筒を持参する際は、テープやのり付けをしないのが一般的です。相手が資料を封筒から取り出しにくいので、紐を巻き付けるだけにしておくことをお勧めします。紐の結び方に慣れていない人はボタンの周りを適当にぐるぐる巻きにしてしまいがちですので、まずは一般的な結び方をしっかりと身につけましょう。

紐付き封筒でのちょっとした気遣い

上記で一般的な紐付き封筒の結び方を記述しましたが、より気遣いを感じさせるようなもう一工夫ができると、送り先への印象が良いですよね。

まず郵送の場合は紐の上に張るテープを、ロゴの入ったおしゃれなテープにすると良いでしょう。会社のロゴマークの入ったテープがあればより良い封書になります。また、明るい色の封筒を選ぶように心がけましょう。人間の心理として明るい色は良い印象を与える効果がありますので、紐付き封筒のカラー選びも重要です。黄色やピンクがお勧めです。また送り先のクライアントにも自社企業の個性を出すための封筒の結び方などがありますよ。

ただし当然ですが、会社のルールやマナーは守るようにしましょう。取引先に急にキラキラでカラフルな封筒を送るのも、逆に印象良くないですよね。会社で紐付き封筒を使うときのあくまで参考になればと思います。

紐付き封筒を郵送するときに気をつける2つのポイント

郵送の際の結び方の注意点は大きく２点あります。

1. 過度なのり付け・テープ貼りは控えること
2. ボタンに巻き付ける紐の回数に注意すること

まず一点目の注意点ですが、紐付き封筒の大きなメリットの一つは中身の取り出しやすさです。そのため、過度なのり付け・テープ貼りはその利点をかき消してしまい、紐付き封筒を選択した意味が無くなってしまいます。

また、二点目についてですが、ボタンに巻き付ける紐の回数も三周以内にしましょう。多く紐を巻きすぎると封筒を開く際の手間が増えてしまいます。些細な事のように思われますが、小さな気配りが会社の印象を大きく左右することがありますので、郵送の際も取引先の手間を省く封書つくりを意識しましょう。

郵送先によって封筒の選択も変わってきます。役場や税務署などの公共機関には紐付き封筒は必要ありません。最初の表で示したように、紐付き封筒には一枚当たりの単価が非常に高いというデメリットがあります。以上の理由から、普段のちょっとした郵送のときは一般的な安価な封筒を使用しましょう。封筒一つでも会社の利益に影響しますので注意しましょう。また、用途(封筒の中身)によって封筒の色を使い分けることもお勧めです。封筒の色を変えることによって一目でどのような種類の書類が入っているのかがわかりますので、是非参考にしてみてください。

オフィスや業務用での紐付封筒の活用方法

上司は封筒書類の作成で何を見ているかというと、社内のルールをきちんと守れているかどうかです。会社によって書類や封書の作成時のフォーマットが決まっています。社内用・公共機関用・取引先用などの封筒や書類の作成する際の決まり事がきちんと守られているかを重要視しています。
個人の考えも重要ですが、最低限の留意事項はきちんと守りましょう。また、紐付き封筒を使用すると、ボタンに紐を結ぶなどの工程に時間がかかってしまいます。ビジネスにおいて無駄な時間を省くことは基本です。いかに効率よく書類の提出ができるかが上司の心象に大きく影響してきますので、注意しましょう。

オフィスや会社内での紐付封筒の活躍の場はあまりありません。会社としては封筒よりも中身の書類が重要です。極端な話クリアファイルで十分な場合もあります。しかし、社外の取引先が参加する会議などでは紐付き封筒を利用したほうが良いでしょう。そうすることで、取引先の会社に対する印象が良くなります。お金をかけるところにはしっかりとお金をかけましょう。些細なことかもしれませんが、仕事をする上でどこにコストをかけるかがビジネスの成功のカギを握っています。紐付き封筒が良い例です。

社内・公共機関における封書作成の注意点が一つあります。上記では一般的な封筒を使用すると良いでしょうと述べましたが。封筒の中に入れる書類の枚数が多い場合は、容量が多く入り、型崩れのしない紐付き封筒を使用してもよいでしょう。この記事で述べているメリットやデメリットはあくまで参考までにとどめてください。業務内容に適した柔軟な封書つくりを常に心がけるようにしましょう。