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事務用品としてまず書類整理のためにファイルを買おうとしているあなた、もしかして何でも良いと思って買っていないですよね。たかがファイルと思っているかもしれませんが、事務用ファイルにも種類がありまたインデックスなどの上手な活用法があるのちゃんと理解してますか。このページでは事務用品の代表、ファイルの種類や収納方法など解説していきます。

こんなにあるの!事務用品のファイルは全部で13種類

まずは、業務用ファイルの種類をご紹介します。ファイルの種類って言われても、そんなに多くないでしょ？と思うかもしれませんが、形状の違いだけでもかなりの種類があります。ここでは、主に事務用品として使われる13種類のファイルの説明をします。

書類整理用のファイルは大きく分けて3種類あります。

1. 紙に穴をあけて使うタイプ
2. 紙に穴をあけなくても使えるタイプ
3. その他特殊なタイプ

この分け方はわかりやすいですよね。それぞれのファイルタイプに長所・短所があり、用途も異なってくるので、選ぶ際にはよく検討してみましょう。

穴をあけるタイプのファイルだけで5種類もある

紙にパンチで穴を開けたり、元から穴が空いてるルーズリーフなどためのファイルです。
利点としては、

• 書類を紛失しにくい
• ページをめくりやすい
• 順番が狂いにくい
• 頑丈なタイプのものが多いので使い回しが効く

などが挙げられます。欠点としては

• 一枚一枚の書類に穴をあける作業をしなくてはならない
• 厚型の場合は書類が少なくても一冊分のスペースをとる

などが挙げられます。それでは5つの種類を見ていきましょう。

パイプ式ファイル
パイプ式ファイルとは、本体にパイプが取り付けられていて、そこに芯の入った留め具を差し込み、固定するタイプのファイルです。用途によって厚さを選ぶことができたり、左利きでも右利きでも使いやすい、両開き式のファイルもあります。

リングファイル
リングファイルとは、書類の抜き差しを簡単に行えるリング式のファイルです。最近では、ワンタッチでリングを開けることができる便利なファイルも増えたので、使いやすさは抜群です。

フラットファイル
フラットファイルとは、本体に留め足が付いており、それを留め具で固定し、書類を保管するタイプのファイルです。薄型でリーズナブルですが、留め具の抜き差しに多少の難があります。

レバーアーチ式ファイル
レバーアーチ式ファイルとは、海外では主流と言われている、比較的大きくて長いリングを用いたファイルです。ファイルのリング付いているレバーを上げ下げすることで、書類を挟むことができます。

背幅伸縮ファイル
穴をあけるタイプのファイルでは唯一、厚さを調整できるファイルです。ワンタッチの留め具で、使い勝手の良いタイプのものが多くあります。

紙を傷つけたくないなら穴を開けないこのタイプ

穴をあける必要がなく書類を挟めるタイプのファイルです。
利点としては、

• 穴をあける作業をしなくて済む
• 書類の厚さに対応して幅が伸びるので、スペースを無駄なく使える

などが挙げられます。欠点としては

• 穴をあけるタイプに比べ、書類を紛失しやすい
• 長期間の保存には向かない

などが挙げられます。

Z式ファイル
Z式ファイルとは、挟み込むタイプの留め具が取り付けられている、穴をあけないタイプではスタンダードな形のファイルです。斜めに動く留め具にちなんでZ式と名付けられています。

クリアポケットファイル
クリアポケットファイルとは、本体がアルバム状になっており、中に透明のポケットが取り付けられたファイルです。ポケットの数は、初めから決まっているものと、後から追加できるものがあります。

スライドバーファイル
スライドバーファイルとは、袋状のケースにスライドするファスナーが付いたファイルです。

クリアファイル
誰もが一度は使ったことのある、最も簡易なタイプのファイルです。

事務用品ではこれらのファイルの準備も重要

ボックスファイル
ボックスファイルとは、書類を挟む機能はない簡易なボックス状のファイルです。ボックスごとに見やすく見出しをつけられるようになっています。

ケースファイル
ケースファイルとは、本体がケース状になっていて、持ち運びがしやすいファイルです。ケースファイルは中に仕切りがあるため、書類の分類に便利であり、バッグのように持ち運べるため、ファイルを探してバッグに詰める手間を省けます。

クリップファイル
クリップファイルとは、クリップボードに留め具が付いた形状のファイルです。ボードとファイルが一体化しているため、書類に頻繁に書き込みを入れる際に重宝されています。

名刺ファイル
名刺ファイルとは、名刺を整理するためだけに使われるファイルです。クリアポケットファイルにも似た形をしており、表面1ページにおよそ10枚の名刺を収納することができます。

時系列で名刺を並べやすいため、業種をまたいだプロジェクトごとで出会った人物で名刺をまとめたい人、様々な業界・業種の人物と接触するため分類がしにくい人、などには名刺ファイルがおすすめ。五十音順や業界・業種ごとに名刺をまとめたい人には、名刺ケースなどの方が便利。

伝票ファイル
伝票ファイルとは、伝票を管理するためだけに使われるファイルです。伝票を整理するのに適した大きさをしており、形は穴をあけるタイプ、あけないタイプなど、様々な種類があります。
書類を頻繁に取り出すのであれば、中抜きができるリング式ファイルがおすすめです。

ファイルの整理のコツとインデックスの活用方法

シンプルにまとめるのがコツ、インデックスでファイルの書類整理

資料の分類がしやすいように、タブの付いた紙、もしくはシール状のラベルのことをインデックスと呼びます。書類の端に付けることで、目当てのページを素早く開くことができます。

インデックスは見やすくすることが重要なので、文字数は少ない方が便利です。色は一色の方が見やすいと思いますが、テーマが変わったところで、色を変えてみるのも良いかと思います。インデックスに何を書けばいいのか考え込んでしまう人もいるかもしれませんが、ファイルを一冊の本に見立てて、目次をインデックスと考えれば、上手く活用しやすいでしょう。

ファイル整理のコツ

ファイル整理の基本は、各ファイルにタイトルを記入すること、タイトルが見えるように並べること、必要のない書類は捨てること。これだけです。

そのほかに、賢い書類の分類方法として知られているのが以下の3つの分類。

1. 「進行中」
2. 「終了」
3. 「念のため」

進行中ファイルには、現在手がけているプロジェクトの資料を、終了のファイルには、終了したプロジェクトの資料を、念のためのファイルには、現在は使わないが今後使う見通しのある資料を並べます。用途にあった正しいファイルを選び、ファイル整理のコツを抑えるだけで、オフィスに散乱した書類を綺麗にまとめることができるでしょう。