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デスク周りがついゴチャゴチャしてしまう、という人は多いのではないでしょうか。引き出しの中も書類が重なり合っていつも探し物をしている、なんて効率が悪すぎますよね。あるメーカーの調べによると、ビジネスパーソンがオフィスで探し物をする時間は、なんと年間150時間にも及ぶといいます。そんなストレスフルな生活から脱却すべく、ここではデスク整理のコツや整とんお役立ちグッズをご紹介していきます。

オフィスデスクの引き出しを綺麗に整理するたった1つの方法

整理の基本。モノの“居場所”を決めてあげましょう

一度整理した後、「よし、このままの状態で保つぞ！」と心に決めても、時がたつにつれてまたゴチャゴチャに・・ということは良く起こります。いつもきれいに片づけておくためのポイントには次のようなものが挙げられます。

• 使ったものは元あった場所に戻す
• どんな小さなものでも、きちんと「部屋」を決める
• 「部屋ごとの分類」は連想できる関連性で仕分けする

もっとも簡単なポイントは、「あった場所に戻す」という実にシンプルなもの。しかし、それがうまくいかないのは、的確な場所に収納されていないからだと考えられます。
自分の家の中を考えてみれば、収納場所のイメージが作りやすくなります。お風呂場周辺には入浴用品、洗濯用品、タオル類など関係するものだけがあるはずです。お風呂場にフライパンを置く人はあまりいません。

オフィスのデスクも同様に、そのものにあったお部屋を決めることが大切です。部屋ごとの分類は、家の中と同じく関係性が連想しやすいもの、同系列と思われるもの、などで仕分けします。例としては、「筆記具」「紙類」「クリップ、ホチキス針、ピン類」「消耗品」などです。

引き出しを一目でチェック。上から見て全部見えなければアウト

せっかく収納しても、自分で場所がわからなくなっては意味がありません。毎度、机の奥い手を入れてかき回していては、乱雑になるのは時間の問題です。
上から俯瞰してみて、一発で何がどこにあるのか直感的にわかるように収納します。重ねない、見えなくしない、が大原則です。
一度収納を決めた後は、数日間、保管場所に問題がないか気をつけてみます。作業動線と合わないようであれば、再度検討してみましょう。

やはり整理の基本は処分から。オフィスデスクを整理するコツ

引き出しに書類を重ねるのはNG、必ず立てる習慣を

デキるビジネスパーソンと、そうでない人の違いは、必要に応じてさっと関連書類を出せるかどうか、でも見ることができます。何がどこにあるのか把握している人の仕事ぶりは気持ちよく、流れがスムーズです。

可能な限り探しやすくするために、書類を横積みにする習慣をあらためます。書類は「立てる」が原則。デスクの一番下にある深い引き出しに、仕切り版を入れ、インデックスやラベルで仕分けします。ただしラベルの種類は7項目程度まで。あまり細分化してしまうと、余計わかりにくくなります。

また、100円ショップで販売されているハンドル付きのファイルケースは、案件ごとに整理をするのに重宝します。こちらも中味が一目で確認できるよう、ラベルを上部に貼ります。日付を入れるのも便利です。

大小の用紙が混ざっていることで、紛失の元となります。極力、扱いやすいA4用紙で書類サイズをそろえると、より整理がしやすくなります。

定期的な処理をサイクルにしよう

乱雑さが増していく原因のひとつは、モノが増えることにあります。特に書類は日々加算されるばかりです。必要な情報はデータ化するなど工夫をし、保管する書類量を一定に保ちます。

そのためには、定期的な処理サイクルを習慣づけましょう。終業時には、余分なものを片付ける癖をつけます。不要物の廃棄、書類の仕分け・格納を行ってください。

週末には、短期・長期に使用する書類の整理を心がけます。さらに、期末ごとには、個人的な大整理を決まりとしましょう。日・週・期末と区切りをつけて整理をしていけば、「あの書類はどこだっけ？」という場面が必ず減っていきます。再入手可能な書類については、極力廃棄処分に回すようにすると保管書類が減ります。

デスク周りを綺麗に！整理に便利なグッズを紹介

引き出し整理ボックスやトレイを最大活用する

オフィスデスク周りを常に美しく保つために、整理グッズを選ぶときにも普段の仕事を考慮して選びます。

• 仕切りサイズは自分の仕事に合ったものを
• 仕切りが自由に取り外しできれば便利
• ６分類できるファイルポケットは吊るして便利
• 名刺はお菓子の空き箱に輪ゴムで仕切りをつける

引き出しの整理には便利グッズを最大限に活用し、限られたスペースを有効利用します。引き出しの仕切りトレイやボックスは各メーカーや文房具店、100円ショップなどで様々な種類を見ることができます。業務で使用する用品に合った仕切りサイズを選びましょう。

一律の大きさではなく、自由に仕切りを取り外し移動できるものだと多様性があり便利です。例えば、６分類できるファイルポケットは壁にかけられる仕様で、カラー別に仕分けることができる優れものです。さらに折りたたんで簡単に持ち運べるので、業務中は吊るしておき、外出時や帰宅時に書類をわざわざ取り出すことなく、そのまま携帯ができます。

引き出し内は工夫次第でいくらでも整理可能です。例えば名刺は、お菓子の空き箱に輪ゴムで仕切りをつけ、立てて収納しておくと、すぐに目的の名刺が見つかります。立派な名刺入れを購入しなくても、十分に役立ちます。

デッドスペースの活用グッズ

オフィスデスクの周囲はいくら片付けても、必要なもので溢れてしまいがちです。デッドスペースを活用できる便利グッズもチェックしましょう。

• ディスプレイとキーボードの間におけるV字にくぼんだブロック
• ディスプレイの上に取り付け可能なトレイ
• かなり使えるキッチン用のラック
• 机上棚を使って立体スペースを作る
• ティッシュボックスはマグネットクリップを使って壁面利用する

PCのディスプレイとキーボードの間はほこりがたまる程度のすき間しかありません。しかしそんなスペースにも使える、しょっちゅう使うペンや、小さなふせんを置いておけるV字の溝がついたブロックが販売されています。うっかりペンが転がったりするのを防ぎ、小さい工夫ながらかなりすっきりした気分に。

液晶のディスプレイはどうにも活用しがたいものですが、その上に取り付けられる画期的なトレイが登場。あまり重量のあるものは乗せられませんが、ティッシュや卓上カレンダーなど意外と便利に配置できます。

机上棚は立体的にスペースを確保できて便利ですが、キッチン用のラックなどでも同様に整理ができます。ブックスタンドを上に置き、ファイルを立てて整理すると収納力がアップします。

ティッシュボックスは意外と邪魔になり目障りなもの。箱に切れ目を入れ、マグネットクリップでスチールの壁などにつけるとスッキリ。壁面利用は意外に穴場です。使い勝手も上々で目からうろこのアイデアです。