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あなたのオフィスのデスクは、人に見せられますか？思わず隠したくなるような状態では、はかどるはずの仕事も滞ります。デスクが小さくて…とお悩みの方にはデスクのサイズや収納スペースの大小に関わらず、すっきり整理する方法があります。ここでは、効率よく業務を進められるような整理整頓術を考えます。デスクの引き出しについて仕切りにつかえるグッズ、引き出し内のレイアウトのアイデアを見ていきましょう。

オフィスデスクの引き出しを整理にはまず仕切り

引き出し整理の必需品、「仕切り」を活用しよう

引き出し整理の達人たちが必ずいうのは、「仕切りを使いこなす」ということです。モノが的確に入る場所を確保すれば、自然と引き出しがきれいに整とんされます。引き出しの仕切りには次のようなものがあります。

• 100円ショップ、無印良品などの市販品。
• お菓子の箱、ギフトボックスなどに手を加えて仕切りに。
• DIYで作成する。

市販品の仕切りでも、良く探せば活用力が高いものもあります。無印良品のシンプルなプラスチックの仕切りは、事務用品が丁度よく収まるサイズで重宝します。また、オフィス通販では、紙製の組み立てる仕切りボックスを扱っています。100円ショップはトレイ型にまとまっているもの以外にも、ケースのサイズ展開が豊富です。用途のあったものを組み合わせることで、整理がしやすくなります。

市販品で困るのが、引き出しの深さと一致しない場合や、寸法に過不足があることです。お菓子箱やギフト用の丈夫な箱を利用して仕切りにすれば、高さの問題は解決します。汚れたら惜しみなく交換できることも良い点です。

ちょっとした工作が得意ならば、引き出しの高さに合わせて木枠を作成するのも良いでしょう。引き出しの仕切りに底部分は必要ないので、適当な木切れを接着剤で張り合わせるだけで簡単に作れます。発砲スチロールで入れるものに合わせたくり抜型は、振動を与えたくないものや貴重品入れに使えます。市販の仕切りボックスにさらに仕切りを付け加えてカスタマイズすると、手間をかけず余分なすき間を有効に利用できます。

使いやすい引き出しにこだわるならレイアウトにこだわる

引き出しを整理する際には、手当り次第に入れていかず戦略を立てます。おおよそのブロックで、使用頻度に合わせたエリア分けをします。
例えば引き出しやすい右手の一番上は、良く使う事務用品の引き出しに決めます。さらに手前から度々使用するものの順になるよう、仕切りで区分けします。

※仕切りの例

引き出しに収納したら、再度上から俯瞰してチェックをかけます。実際に作業する際の動線を確認してみましょう。日常の作業手順を思い返し行動に合わない場合は、物品の入れ替えをしておきます。

オフィスデスクの引き出しを整理する2つのコツ

大きな引き出しはあえて空に。できる大人の引き出し収納術

デスクの一番大きな引き出しは空にしておくのが理想的です。ちょっと席を外す際に書類を入れたり、現在かかっている業務のものだけを一時的に保管することで効率よく仕事ができます。

スペース的に厳しく、どうしてもモノを入れておきたい場合にはレポート用紙や、連絡リスト、大型の定規程度に絞ります。大きな引き出しだけに何もかも放り入れたくなりますが、慣れれば常に空けるべき場所として確保する癖がつきます。

デスクのすべての引き出しを対象に、順位づけをしておきます。重要度、頻度の高いものほど上の引き出しに入れるようにします。使用頻度の低いものは忘れやすいため、ラベルを張るなどしておきましょう。モノを探してすべての引き出しを開けることのないようにします。

一般的なデスクでは、一番下の深い引き出しは縦にA4の紙が入る構造となっています。
書類は重ねず、すべて立てて保管できるようにします。

グループ化が攻略のカギ

整理整頓、使う時にすばやく探せるためには、事務用品を同類系統に分けグループ化します。グループ分けは自分の使いやすい基準で行います。
「ペン類」、「付箋・一筆箋」、「ホチキス針・画鋲・クリップ」。あるいは、補充品グループ「ホチキス針・替え芯」などとしてまとめるのも良いでしょう。大切なのは必要とする時に探し回らずにすぐに手にできることです。

引き出しが乱雑になるのは、不要物まで収納しようとしているからです。自分が使う必要数だけを手元に確保し、それ以外は破棄するか、デスク以外の場所や共有スペースに収納する習慣づけをします。わずかな手間を惜しむと、すぐに引き出しが溢れかえります。

引き出しにも種類がある。オフィスデスクを選ぶ時の後悔しない選び方

業務用途で引き出しを考えよう

オフィスデスクを選ぶ際、引き出しの使いやすさを基準にする方法があります。仕事上事務処理が多いという場合、消耗品や細かな備品を扱う機会が多いもの。小物が入れやすい引き出しが適しています。また、多岐に渡る書類用紙類の扱いが多いという業務であれば、より引き出しの数が多い方が便利です。引き出し数や、厚みを考えてデスクを検討しましょう。

デスクのデザインとしては袖に引き出しがあるタイプが一般的です。デスクの向きを変えたり、移動する可能性があるオフィスでは、キャスターがついて可動式のキャビネットがあれば安心です。オフィスの広さやレイアウトに合ったものを選択することで、効率の良い職場環境を整えることができます。

両袖、片袖、高さのあるデスクには机下のスペースも活用

引き出しがついているデスクは袖机と呼ばれています。両側にあるものを両袖、片側のみのものは片袖といいます。両袖は収納量が倍になりますがその分幅広の大きいデスクです。エグゼクティブデスクと呼ばれる社長室、役員室用のデスクに多いつくりです。一般従業員向けで人気が高いのは、コンパクトな片袖タイプです。

デスクの引き出しだけではどうしても片付かないという悩みに答えて、最近では机下の空間を利用するオフィス用品も開発されています。デスクの高さにある程度余裕がある場合、机下ラックやフックタイプのトレイの利用を検討しても良いでしょう。